SERVICES COMPTABLES
Toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, ont besoin d’un service comptable ou d’un comptable. Pour les petites entreprises, il est essentiel d’avoir un comptable qualifié. Certaines petites entreprises peuvent également choisir d’avoir un employé ayant une formation en finance. Pour les grandes entreprises, il peut être nécessaire d’employer un service complet de comptables. Il existe de nombreuses fonctions différentes au sein du service comptable d’une entreprise. Il y aura généralement une petite équipe de contrôle du crédit, dont la responsabilité sera de suivre les paiements des clients, de répondre à leurs questions et d’allouer les paiements à mesure qu’ils arrivent dans l’entreprise.
Le rôle suivant à prendre en compte est le rôle du leader d’achat ; il s’agit souvent d’un rôle à une personne en fonction de la quantité de factures reçues. Ce rôle consiste à traiter toutes les factures entrantes des fournisseurs, en obtenant l’autorisation des services compétents afin d’effectuer les paiements efficacement et de ne pas mettre les comptes en attente.
Chaque service comptable aura également un assistant comptable, quelqu’un qui peut faire beaucoup de petits travaux au sein du service, mais ce rôle est aussi crucial que tout autre dans le service.
Le dernier rôle directement au sein du service comptable d’une entreprise est généralement celui du comptable en management, qui supervise le fonctionnement quotidien du bureau, mais qui prépare également les comptes mensuels à envoyer aux directeurs/gérants de l’entreprise. Ces comptes s’appellent les Comptables en management et comprennent un bilan
Toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, ont besoin d’un service comptable ou d’un comptable. Pour les petites entreprises, il est essentiel d’avoir un comptable qualifié. Certaines petites entreprises peuvent également choisir d’avoir un employé ayant une formation en finance. Pour les grandes entreprises, il peut être nécessaire d’employer un service complet de comptables. Il existe de nombreuses fonctions différentes au sein du service comptable d’une entreprise. Il y aura généralement une petite équipe de contrôle du crédit, dont la responsabilité sera de suivre les paiements des clients, de répondre à leurs questions et d’allouer les paiements à mesure qu’ils arrivent dans l’entreprise.
Le rôle suivant à prendre en compte est le rôle du leader d’achat ; il s’agit souvent d’un rôle à une personne en fonction de la quantité de factures reçues. Ce rôle consiste à traiter toutes les factures entrantes des fournisseurs, en obtenant l’autorisation des services compétents afin d’effectuer les paiements efficacement et de ne pas mettre les comptes en attente.
Chaque service comptable aura également un assistant comptable, quelqu’un qui peut faire beaucoup de petits travaux au sein du service, mais ce rôle est aussi crucial que tout autre dans le service.
Le dernier rôle directement au sein du service comptable d’une entreprise est généralement celui du comptable en management, qui supervise le fonctionnement quotidien du bureau, mais qui prépare également les comptes mensuels à envoyer aux directeurs/gérants de l’entreprise. Ces comptes s’appellent les Comptables en management et comprennent un bilan et un compte de résultat. Les informations contenues dans ces comptes sont cruciales pour le fonctionnement des entreprises et permettent aux dirigeants, aux administrateurs et même aux actionnaires de prendre des décisions basées sur la rentabilité de l’entreprise.
La dernière personne de la ligne est le directeur financier, de qui le comptable en management relèvera. Le directeur financier sera la personne qui s’assurera que tout le monde adhère aux politiques comptables et tiendra le service de la comptabilité au courant de tout changement qui pourrait y être apporté, comme les changements de taux de TVA.
Aussi méticuleux que soient les chiffres dans les services comptables, on pourrait penser que cet état d’esprit s’appliquerait à leurs processus et procédures. Ce n’est souvent pas le cas. Regardez autour de vous : Les formulaires et les modèles sont-ils uniformément archivés et à jour ? Ou sont-ils dispersés ici et là dans tout le département ou même dans toute l’organisation ?
Même avec l’utilisation croissante des intranets pour l’archivage central, je vois encore un certain nombre de formulaires papier utilisés dans de nombreuses organisations différentes. S’il y a eu une acquisition (ou deux ou trois), le problème est aggravé. Il y a généralement des formes… et des procédures disparates ! Selon qui a formé qui, votre personnel peut exécuter les tâches différemment avec des résultats différents. C’est une façon risquée de faire fonctionner le service. La continuité est la clé, et les formes sont l’endroit le plus facile pour gagner ou regagner le contrôle.
Tout d’abord, vous devez être numérique si vous ne l’êtes pas déjà, et vous avez besoin d’un référentiel central pour tous les formulaires. Les jours d’utilisation de la documentation papier sont comptés, donc la première étape est d’obtenir vos formulaires dans un format électronique si vous travaillez encore avec du papier. Voici une liste minimale de formulaires à considérer :
- Demandes d’achat
- Bons de commande
- Rapports de dépenses
- Listes de contrôle
- Ordres du jour des réunions
- Nouveau modèle de projet
- Journal de sauvegarde
Une fois que vous avez maîtrisé vos formulaires, l’étape suivante consiste à inclure les procédures écrites, le déroulement du travail, votre guide de référence du plan comptable et votre cahier de connaissances en gestion de projet. Si vous n’avez pas de procédures écrites ou de plan de travail, les deux valent bien le temps et les efforts que vous y consacrez.
Avec des procédures documentées, vous constaterez que la formation des nouveaux membres du personnel est plus rapide et plus facile. Le stockage de vos procédures sous forme électronique et dans un référentiel central rend leur mise à jour plus simple et plus économique qu’elle ne l’a jamais été. Tous les employés ont un point de référence unique.
L’idée de tracer le déroulement du travail fait trembler certaines personnes. Il peut s’agir d’une tâche intimidante, mais elle mène toujours à des opérations plus rationalisées. Dès que vous commencez à consigner votre flux de travail sur papier, vous verrez exactement où se trouvent les étapes superflues, et un bon organigramme de flux de travail vous montre où vous pouvez éliminer les efforts inutiles.
et un compte de résultat. Les informations contenues dans ces comptes sont cruciales pour le fonctionnement des entreprises et permettent aux dirigeants, aux administrateurs et même aux actionnaires de prendre des décisions basées sur la rentabilité de l’entreprise.
La dernière personne de la ligne est le directeur financier, de qui le comptable en management relèvera. Le directeur financier sera la personne qui s’assurera que tout le monde adhère aux politiques comptables et tiendra le service de la comptabilité au courant de tout changement qui pourrait y être apporté, comme les changements de taux de TVA.
Aussi méticuleux que soient les chiffres dans les services comptables, on pourrait penser que cet état d’esprit s’appliquerait à leurs processus et procédures. Ce n’est souvent pas le cas. Regardez autour de vous : Les formulaires et les modèles sont-ils uniformément archivés et à jour ? Ou sont-ils dispersés ici et là dans tout le département ou même dans toute l’organisation ?
Même avec l’utilisation croissante des intranets pour l’archivage central, je vois encore un certain nombre de formulaires papier utilisés dans de nombreuses organisations différentes. S’il y a eu une acquisition (ou deux ou trois), le problème est aggravé. Il y a généralement des formes… et des procédures disparates ! Selon qui a formé qui, votre personnel peut exécuter les tâches différemment avec des résultats différents. C’est une façon risquée de faire fonctionner le service. La continuité est la clé, et les formes sont l’endroit le plus facile pour gagner ou regagner le contrôle.
Tout d’abord, vous devez être numérique si vous ne l’êtes pas déjà, et vous avez besoin d’un référentiel central pour tous les formulaires. Les jours d’utilisation de la documentation papier sont comptés, donc la première étape est d’obtenir vos formulaires dans un format électronique si vous travaillez encore avec du papier. Voici une liste minimale de formulaires à considérer :
• Demandes d’achat
• Bons de commande
• Rapports de dépenses
• Listes de contrôle
• Ordres du jour des réunions
• Nouveau modèle de projet
• Journal de sauvegarde
Une fois que vous avez maîtrisé vos formulaires, l’étape suivante consiste à inclure les procédures écrites, le déroulement du travail, votre guide de référence du plan comptable et votre cahier de connaissances en gestion de projet. Si vous n’avez pas de procédures écrites ou de plan de travail, les deux valent bien le temps et les efforts que vous y consacrez.
Avec des procédures documentées, vous constaterez que la formation des nouveaux membres du personnel est plus rapide et plus facile. Le stockage de vos procédures sous forme électronique et dans un référentiel central rend leur mise à jour plus simple et plus économique qu’elle ne l’a jamais été. Tous les employés ont un point de référence unique.
L’idée de tracer le déroulement du travail fait trembler certaines personnes. Il peut s’agir d’une tâche intimidante, mais elle mène toujours à des opérations plus rationalisées. Dès que vous commencez à consigner votre flux de travail sur papier, vous verrez exactement où se trouvent les étapes superflues, et un bon organigramme de flux de travail vous montre où vous pouvez éliminer les efforts inutiles.
